Assistenz mit Kompetenz – professionelles Office Management

Die Aufgaben im Office als Office-Manager/-in, Chef-Sekretär/-in oder Assistent/-in werden immer umfangreicher und komplexer. Gefordert werden neben Fachwissen auch fundiertes Managementwissen, unternehmerisches Denken, Medienkompetenz und Kommunikationsfähigkeit. Zugleich erwartet der Vorgesetzte vorausschauendes Denken und eine optimale Entlastung. Dies gelingt nur, wenn das Zusammenspiel zwischen Chef und Office-Manager/in gut funktioniert.

Seminarziel
• Sie erfahren in diesem Seminar, wie Sie diese Anforderungen motiviert, gelassen und effizient umsetzen können.
• Sie reflektieren Ihre Rolle und Aufgaben als Officemanager/-in.
• Sie analysieren Ihren eigenen Arbeitsstil und lernen neue Arbeitsmethoden für eine effektivere Arbeitsorganisation kennen.
• Sie erfahren, wie Sie Ihre Entscheidungskompetenzen verbessern und ausweiten können und in schwierigen Situationen kommunikationsstark und diplomatisch reagieren können.
• Ein im Seminar erstellter Aktionsplan gibt Ihnen Sicherheit im Umgang mit Mitarbeitern, Kollegen, Vorgesetzen und Kunden.

Seminarinhalte
Standortbestimmung: Reflektion der eigenen Rolle als Office Manager/-in
- Erfahrungen im Umgang mit Kollegen, Mitarbeitern, Vorgesetzten
- Rolle und Rollenverständnis: Aufgaben und Erwartungen von allen Seiten
- Voraussetzungen für eine gute Zusammenarbeit

Instrumente für erfolgreiches Selbst-, Zeit- und Energiemanagement
- Analyse des persönlichen Arbeitsstils (persolog® Persönlichkeitsmodell)
- Realistische Zielformulierung – Planung und Umsetzung
- Arbeitstechniken (Aufgaben-/Terminplanung, Pareto-/Eisenhower-Prinzip, ABC-Analyse)
- Umgang mit Störungen und „Zeitdieben“ – das Verursacher-Prinzip
- Ent-Spannung – Tipps zum Umgang mit persönlichen Stressfaktoren

Produktivität im Office durch rationelle Arbeitsorganisation
- Arbeitsplatzorganisation und Schreibtischmanagement
- Auswahl der Kommunikationsmittel
- Arbeitshilfen: Office-Handbuch, Formulare und Checklisten
- Ablage mit System – transparent, elektronisch und „papierarm“
- Informations- und E-Mail-Management mit Struktur
- Gezielte Delegation – ressourcen-orientiert

Gestaltung effektiver Zusammenarbeit mit dem/der Vorgesetzten
- Regelmäßige Absprachen im Zweier-Team
- Zielvereinbarungen: Klarheit über Kompetenz und Aufgaben
- Grundlagen zielgerichteter Gespräche (Aktiv Zuhören, Fragen, Feedback)
- Überzeugende Kommunikation im Auftrag des Chefs
- „Typgerechte“ Entlastung je nach Arbeits- und Führungsstil des Vorgesetzten

Persönlicher Entwicklungs- und Aktionsplan
- Leitfaden für die Umsetzung im persönlichen Arbeitsumfeld
- Nächste Schritte

Methodik und Teilnehmerzahl
Die Teilnehmer/innen werden durch eine aktivierende Moderation, intensiven Austausch und durch Einzel- und Kleingruppenarbeit stark eingebunden. Theoretischer Input erfolgt durch Kurzreferate der Trainerin und wird durch Praxisbeispiele aus dem unmittelbaren Arbeitsumfeld vertieft. Das besondere Augenmerk liegt auf der konkreten Umsetzbarkeit der behandelten Themen, so dass ein direkter Transfer in den Arbeitsalltag erfolgen kann. Eine hohe "Umsetzungsquote" der behandelten Inhalte wird durch das Erarbeiten von Aktionsplänen gewährleistet
Die Teilnehmerzahl bleibt auf maximal 6 Personen begrenzt.

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